I Houlkær Fodboldklub passer vi godt på dine persondata. 

I Houlkær Fodboldklub behandler vi dine personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Dvs. vi behandler kun relevante og nødvendige personoplysninger, og vi sletter oplysningerne når de ikke længere er nødvendige.

Vi har derfor lavet en privatlivspolitik, der kort fortæller hvordan vi behandler personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

I korte træk betyder det at vi opbevarer dine personoplysninger i vores medlemssystemer og trænere og lederes kontaktinformationer vil fremgå på Houlkær Fodboldklubs hjemmeside.

Desuden er det lovpligtig for Houlkær Fodboldklub at indsamle informationer om strafbare forhold i forbindelse med hjemtagelse af børneattester for alle trænere og ledere over 15 år, som har direkte kontakt med børn under 15 år. Derfor indhenter og opbevarer vi CPR-nr for disse trænere og ledere, og sletter det igen når dit hverv for Houlkær Fodboldklub ophører. 

Houlkær Fodboldklubs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Houlkær Fodboldklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Olav Bertelsen
Mail: houlkaer.fk@gmail.com
 
Houlkær Fodboldklub CVR: 82429158
Houlkær Fodboldklub website: www.houlkaer-fodboldklub.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:
   Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
   Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Ingen
2. Oplysninger om ledere (bestyrelses- og udvalgsmedlemmer) og trænere og hjælpere til praktiske opgaver:
   Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
   Bankkontonummer
   Oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til Houlkær Fodboldklub
   Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer og oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
   Billeder af idrætsaktiviteter eller andre aktiviteter i foreningsregi
   Situationsbilleder (billeder af situation med flere personer)
   Portrætbilleder (billeder af enkeltpersoner, eller opstillede holdbilleder) 

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder som f.eks. idrættens hovedorganisationer (ved oplysninger om klubskifte / spillercertifikat, karantæner og kursusdeltagelse).

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav (f.eks. børneattest lovkrav)
• Behandling med samtykke (f.eks. portrætbilleder)

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger: Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning. Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning. Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven. Levering af varer og ydelser du har bestilt. Administration af din relation til os.
2. Formål med behandling af oplysninger på ledere (bestyrelses- og udvalgsmedlemmer), trænere og andre hjælpere af praktiske opgaver: Håndtering af trænernes, ledernes og hjælpernes hverv og pligter i foreningen. Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser. Opfyldelse af lovkrav. Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende. Administration af din relation til os.
3. Formål med behandling af situations og portrætbilleder: Som led i foreningens behov for at kommunikere omkring idrætsaktiviteter eller andre aktiviteter til eksisterende eller nye medlemmer og deres familier via Facebook grupper og websiden. 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af op- lysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. F.eks. indhentes samtykke til brug af portrætbilleder. Et portræt billede forstås i denne sammenhæng som et billede hvor der kun er én eller ganske få letgenkendelige personer afbilledet. Et opstillet holdbillede er også i kategorien portræt billede.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke. 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer (f.eks. udfyldte holdkort). Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af (DBU).

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet leder eller træner. 

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i løbende år plus 1 år i forhold til din tilmelding på en aktivitet.

Ulønnede ledere, trænere og andre hjælpere til praktiske opgaver:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i løbende år plus 1 år i forhold til startdatoen for dit virke.
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. godtgørelsesbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt. 

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet. 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores webside www.houlkaer-fodboldklub.dk. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Viborg, maj 2021.

Privatlivspolitikken er udarbejdet af Houlkær Fodboldklub med udgangspunkt i templates udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab (2. udgave, februar 2018).