Bestyrelsesmøde den 6. marts 2022

Referent: OB
Online tilstede: Christian Hald, Jacob Flintholm, Lone Nørr Skott, Helle Stilling, Olav Bertelsen
Varighed: Kl. 20.00-21.45

Dagsorden: 

1. Baneoversigt og træningstider
2. Trænermøde og generalforsamling
   
   • Tilmelding
   • Punkter til mødet
   • Bestille mad
   • Booke lokale
3. Fodboldskole
4. Pulsåret
   
   • Ansvar
   • Datoer
5. Trøjer
   
   • Status
6. Trænermanual
7. Nissecup
   
   • Udvalg
8. Arbejdsdag
9. Fastlæggelse af bestyrelsesmøder for 2022
10. Eventuelt 

Referat: 

1. Udendørssæsonen er lige om hjørnet, og klubbens træningstider gentages fra sidste år. Vi er som udgangspunkt ikke fleksible i forhold til at ændre på tiderne, da det er et komplekst puslespil at få til at gå op. Skulle der opstå et ønske om en ændring, vil vi henvise til en samlet oversigt over klubbens træningstider, hvorved den enkelte træner selv kan finde et tidspunkt der passer holdet. Oversigten udarbejdes hurtigst muligt og deles på hjemmesiden og i trænergruppen. (OB). 
2. Trænermøde og generalforsamling
   
   • Vi afvikler trænermøde fra kl. 18:00-19:00 den 29. marts, hvorefter generalforsamlingen afholdes. Af hensyn til forplejning skal vi vide, hvor mange der deltager. Der laves et opslag i trænergruppen HKF Trænere med tilmelding i tråden. (OB)   
   • Punkter til trænermødet: (1) De enkelte hold skal oplyse alle spillernavne, så vi ved, at alle betaler kontingent, og vi har et ansvarligt informationsgrundlag. (LNS) (2) Ny information om boldrummet, samt regler for benyttelse deles. (HS) (3) Nissecup: Der skal nedsættes et udvalg, hvis cuppen skal afholdes i 2022. (4) Orden i boldburene i VG Hallen: Hvorfor flyder det, og hvorfor benyttes hængelåsen ikke?
   • Festsalen i Houlkærhallen er booket.
3. Samme koncept som sidste år. DBU vil gerne have en lidt større skala: 60-65 spillere. Datoer er meldt ud, og uddybende information følger. Der er styr på hjælpere, og økonomien er på plads. Kommunen, Houlkærhallen og Houlkærskolen er med på sidelinjen i tilfælde af overraskelser. Der åbnes for tilmelding omkring påske. (JF)
4. Pulsåret
   
   • Pulsåret har til formål at introducere 0.-1. klasserne til fodbold. Vi skal i den forbindelse planlægge og afvikle et arrangement for cirka 70 elever fra Houlkærskolen. Der er engageret 8-10 hjælpere på dagen, og der er generelt styr på afviklingen. (JF)
   • Fredag den 29. april
5. Trøjer
   
   • LNS orienterede om indkøb af trøjer. Næsten alle hold har meldt retur vedrørende størrelser. Målmandstrøje bliver grøn. Status når alle har meldt retur.
   • Træningsdragter til børn; kan de købes? Det undersøges hos Sport 24. (LNS)
   • Vinterjakke til trænere med rabat/egenbetaling – undersøges. (LNS)
6. Trænermanual
   
   • Guiden for HFK er aldrig kommet ud over rampen, og det er vel de færrest, der overhovedet ved, at den eksisterer. Den opdateres derfor med seneste information, og det overvejes, om den skal deles op i en version forbeholdt trænere/frivillige og en version til forældre. Herefter relanceres den og fremhæves på hjemmesiden. (OB) 
7. Nissecup
   
   • Dorte og Michelle har meldt deres kandidatur til et udvalg, som skal sikre planlægningen og gennemførelsen af en Nissecup i 2022. Flere kræfter skal sikres, inden et arbejde kan påbegyndes. Emnet tages op på trænermødet - se punkt 2. 
8. Arbejdsdag
   
   • Der summes over, hvad der eventuelt skal udrettes på en fælles arbejdsdag
9. Fastlæggelse af bestyrelsesmøder for 2022
   
   • Vi aftaler nærmere efter generalforsamlingen
10. Eventuelt 
    
    • Det ødelagte boldbur i VG Hallen: Vi skal have fundet en løsning på, om det kan repareres, for eller der skal købes et nyt. 
    • Sidste hånd lægges i øjeblikket på regnskabet for 2021. Der forventes et tilfredsstillende resultat. (LNS)
    • Muligheden for at deltage i større stævner - som for eksempel Vildbjerg Cup eller Ikast Cup - med støtte fra klubben deles i trænergruppe (LNS)
    • Vi skal have aflønnet de personer, som har sørget for op- og nedtagning af bander henover vinteren. (JF)
    • Vi skal have sat kridtmanden i gang ASAP. Der skal spilles kamp på banerne i weekenden 26.-27. marts.
    • Vi mangler nye trænere til U5/U6 piger (årgang 2016/2017) og U7/U8 piger (årgang 2014/2015). Hvis ingen melder sig, må vi lukke holdene. Der udarbejdes et Facebook-opslag herom. (HS/OB)
    • Houlkærhallen - særligt den manglende halinspektør - er en kilde til en del frustration. Emnet blev kort vendt, men det er ikke denne bestyrelses ansvar, at tingene i hallen fungerer - eksempelvis mikrofon ved dommerbord.