Bestyrelsesmøde den 9. november 2021

Referent: OB
Tilstede: CH, JF, KFK, LNS, HS, OB, DS
Varighed: Kl. 19.30-22.00

Dagsorden: 

1. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde
2. Meddelelser siden sidst 
   • Formand
   • Sportschef
   • Øvrige
3. Aktuelle emner 
   • Status omkring trøjer/spillerdragter
   • Boldrum, markering på bolde (HFK) og indsamling af nøglebrikker
   • Gratis børnebilletter til VFF
   • Information vedr. Eastside
   • Suppleanter og/eller udvidelse af bestyrelsen
   • Status omkring kontingentbetalinger 
   • Udmelding vedrørende Nissecup
   • Kickstarter
   • Stævner sommer/vinter
4. Næste møde 
5. Eventuelt 

Referat: 

1. Godkendt
2. Opgaverne fra det seneste møde er udført
3. Status omkring trøjer/spilledragter: 
   Der er sikret sponsorater for kr. 25.000 og yderligere kr. 5.000 forventes på vej. Alle hold/årgange får nye Hummel-sæt (lyseblå t-shirts, sorte shorts og lyseblå strømper). HS og LNS undersøger antal bestillinger og KFK placer den endelige ordre.
   
   For trænernes vedkommende har flere fået den nye Hummel træningsdragt, som der desværre pt. er noget leveringstid på for de resterendes vedkommende.
   
   LNS sørger for kopi af leverandøraftalen med Sportigan til arkivformål.
   
   Boldrum, markering på bolde (HFK) og indsamling af nøglebrikker:
   Vi må være ærlige og konstatere, at der ikke er styr på boldrummet. Uanset hvor tit der ryddes op, så roder og flyder det hurtigt igen. Der er generelt uorden og størrelser på fx overtrækstrøjer blandes sammen. Det er utilfredsstillende for alle – særligt når materiale decideret mangler på særligt travle trænings-/kampaftener.
   
   HS og DS vil efter nytår sætte kraftigt skik på rummet, samt bestille de bolde og øvrigt materiale som det må kræve for at kunne imødekomme alle hold. Om nødvendigt bliver Søgaard Tømrer hidkaldt for at optimere indretningen.
   
   Forslag omkring at noter ”HKF” på bolde vedtaget.
   
   Det er som udgangspunkt ikke nødvendigt at indsamle nøglebrikker når en person forlader klubben. Brikkerne afmeldes digitalt og selve brikken udgør ikke væsentlig værdi.
   
   Gratis børnebilletter til VFF:
   Billetterne efterspørges i nogen grad og flere hold har været til superligakamp (årgangsarrangementer), hvor både spillere og trænere får gratis billetter.
   
   Foruden børnebilletter er der mulighed for gratis siddepladser på sydtribunen for trænere og bestyrelsesmedlemmer.
   
   Muligheden for gratis billetter annonceres tydeligt på hjemmesiden og det vurderes ikke nødvendigt med yderligere opmærksomhed omkring tilbuddet for nuværende.
   
   Information vedr. Eastside:
   DS orienterede omkring futsal i Eastside. Med bestyrelsens opbakning ønskes der nedsat et udvalg, som kan samle aktiviteterne omkring futsal i Eastside. Der er grundlag for en slagkraftig gruppe, som vil kunne træde sammen fra omkring sommerferien 2022. Bestyrelsen bakker enstemmigt op omkring etableringen af et futsal udvalg.
   
   HS er endvidere blevet HFK’s bestyrelsesrepræsentant i Eastside.
   
   Suppleanter og/eller udvidelse af bestyrelsen:
   Der er fortsat løse ender i Houlkær Fodboldklub og særligt små hverdagsudfordringer bidrager til frustration og ærgrelser for flere bestyrelsesmedlemmer. Vi er frivillige og ulønnede og det må ikke blive en sur pligt at drive fodboldklubben. Derfor skal udfordringerne adresseres og en liste/jobbeskrivelse udarbejdes, som en (ny) suppleant til bestyrelsen skal kunne tage ansvar for håndteringen af.
   
   Opgaver rapporteres løbende frem mod nytår i messenger tråden og samles i en liste (OB). Allerede nu kan følgende nævnes: trimning af græskant ved reklameskilte, hovedansvar for boldrum, ansvar for kasse til aflagt tøj/sko.
   
   HS efterlyser i samme kontekst et årshjul og generelt mere struktur i bestyrelsens arbejdsgang.
   
   Status omkring kontingentbetalinger:
   Det står desværre stadig lidt sløjt til med hensyn til kontingentbetalingerne. Det kræver en indsats fra trænerne for at få de sidste med og LNS tager derfor endnu en gang kontakt til trænerne – denne gang via Facebook gruppen ”HFK trænere”.
   
   Udmelding vedrørende Nissecup:
   Nissecup aflyses i 2021. CH skriver en kort briefing herom til hjemmesiden.
   
   I forhold til øvrige stævner i Houlkærhallen står bestyrelsen med en udfordring omkring op- og nedtagning af bander. Diverse muligheder blev diskuteret og JF tager kontakt til en eller flere egnede kandidater til opgaven, som aflønnes i størrelsesordenen kr. 400-500 pr. gang. Førstkommende stævne i hallen er søndag den 21. november. Såfremt JF ikke når at finde en løsning på opgaven vil bestyrelsen selv trække i arbejdstøjet til den pågældende lejlighed.
   
   Kickstarter:
   Som ansvarlig for Kickstarter foreslår HS, at den yngste årgang bliver fra 5 års alderen. Erfaringsmæssigt bliver yngre årgange for tidligt at starte op – udbytte og indsats taget i betragtning. Forslaget blev vedtaget.  
   
   Stævner sommer/vinter:
   Der tages på nuværende tidspunkt ikke initiativ til fælles deltagelse i større stævner på tværs af klubben. Stævnedeltagelse arrangeres individuelt af de enkelte hold i klubben.
   
   
4. Aftales i Messenger-gruppen
5. HS påtænker at udarbejde løsblad over materiale til dommertårnet i Houlkærhallen.
   
   Mandag den 29. november afholder DBU Jylland og Viborg Idrætsråd et Fodboldboldnetværksmøde / Kommunemøde. HS og DS deltager. 
   
   Forslag til at vi indgår i projektet "Tobaksfrit Idrætsliv" blev enstemmigt vedtaget.